1、媒體資料：媒體資料一般會由專人提前整理、核對，以廣告手提袋或文件袋的形式有序擺放，在發布會開始前分發給媒體。 媒體資料包中的順序一般為：會議議程、新聞稿、演講稿、宣傳冊、圖片

  2、時間選擇：不同的會議時間選擇會達到不同的會議效果。 對于企業新聞發布會，應避免重大事件或會議。 比如“兩會”期間，新聞版面比較緊張，大部分記者也有安排，時間不能保證。 同時，避開一些忌諱的時間，如周末或節假日等。

  三、場地選擇：

  1、實用性和經濟性：需要考慮可容納人數、舞臺大小、講臺大小、音響設備、布景、話筒型號、相關服務設施、價格等方面。 便利性：會場與重要代表、各大媒體的距離，交通是否便利等。做好發布會策劃的充分準備，準備最完美的方式，比如發布會的禮儀和接待， 賓客到達會場后，由禮賓引導在簽到簿上簽到，留下姓名、聯系方式等信息，然后由禮賓引導至特定區域就座、賓客區、媒體區 ， ETC。

  2. 遵守會議程序

  新聞發布會當天，嚴格遵守新聞發布會程序。 主辦方在活動現場，需要充分發揮主辦方和組織者的作用。 公布當天會議的主要內容、時間、案例，以及提問范圍，熟悉會議活動流程和注意事項。

  3、相互配合

  現場工作安排要委婉處理。 活動開始前，已經明確了分工，每個人各司其職。 切記，不要插手跨職能事務，避免失誤，有問題第一時間向相應負責人報告。 其次，主持人和現場工作人員必須相互配合。 最后，現場燈光、麥克風等設備人群也不得不讓相應的現場工作人員在這些區域等待。

  4.真誠的態度

  自始至終，作為活動的組織者，我們必須以最真誠、最真誠的態度對待所有的來賓。 接待質量將直接影響會議的最終成敗。 這就要考驗現場工作人員和禮儀人員的服務水平了。